Sommeren har været over os, og mange medarbejdere har været på velfortjent ferie fra deres dagligdag. Ofte så vil medarbejderne komme tilbage fra arbejde med tanken om de massive bunker af arbejde der venter på dem. Det betyder ofte at de beslutninger, der kan spare tid på sigt de vil blive syltet og ikke blive givet den overvejelse der er nødvendig. Så med dette lille blogpost vil vi fra Officekonsulenterne komme med en opfordring til at medarbejderne, og cheferne her efter ferien sætter sig ned og overvejer hvilke kurser medarbejderne skal på for at de kan blive mere effektive og struktureret fremover. Der er ingen der siger at kurserne skal gennemføres lige efter sommerferie, men der vil være god mening i at få dem booket allerede nu så medarbejderne kan forberede sig på de kurser der kommer.

Skabeloner i Word
Et kursus kunne være omkring at lave skabeloner i Word, så sælgerne ikke nødvendigvis skal involvere sekretæren blot for at skrive et tilbud, men at tilbudsgivningen kan automatiseres. Det kan være et praktisk kursus, hvor der tages udgangspunkt i hverdagen og hvor man efter kurset sidder tilbage med de skabeloner der skal bruges i virksomheden. Fordele ved sådan et kursus er helt åbenlyst at man holder den viden om opbygningen af systemerne in-house så man på sigt sparer en masse penge i forbindelse med vedligeholdelse.

Beregnere i Excel
Kurset kunne også omhandle Excel. Det kunne være i opbygning af skabeloner i Excel, eller blot en generel intro til den nye Excelpakke. Ofte vil et Excelkursus blive meget tilrettet til virksomheden, da mange medarbejdere bruger Excel, men rigtigt mange er selvlært så der er mange forskellige niveauer af kompetencer. Tag en snak med din kursusudbyder om, hvordan et kursus kan strikkes sammen så alle får noget ud af kurset.

Der er selvfølgelig mange flere forskellige typer kurser. Det vil du se, hvis du sætter dig ned og kigger på dine arbejdsopgaver og holder øje med hvad der stjæler din tid i hverdagen.

Så hvilket kursus skal du på i efteråret?

Virksomheder landet over har oplevet krisen og forsøgt at dæmme op for udgifterne for at komme helskindet igennem den. Det betyder  i praksis at mange medarbejdere er blevet opsagt og der er blevet skåret ind til benet på alle fronter. Et af de steder der ofte kan spares meget nemt er indenfor efteruddannelse, og herunder også IT efteruddannelse. Det er der også rigtigt mange virksomheder der har gjort, men hvor længe kan man blive ved med det?

Der er stadigvæk medarbejdere i virksomheden!

Selvom der er blevet fyret er der jo stadigvæk medarbejdere tilbage i virksomheden. De tilbageblevne medarbejdere skal forsøge at løfte arven fra de tidligere medarbejdere og det betyder at de ofte skal løbe dobbelt så stærkt, hvis ikke tredobbelt så stærkt og muligvis også bruge kompetencer de ikke endnu besider.
Resultatet af dette er ofte at arbejdet enten bliver gjort langsommere eller slet ikke bliver gjort!

Det er en situation der kan gå for en stund, men det går ikke i længden. Hvis man vil ud af krisen med mindre medarbejdere, så er der kun en vej frem og det er effektivisering af rutiner og medarbejdere. Efteruddannelse er et sted man kan sætte ind for at effektivisere medarbejdere, da et kursus ofte vil gøre medarbejdere i stand til at løse sine opgaver langt hurtigere.

Et eksempel på effektivisering

Hvis en medarbejdere bruger 30 minutter på en opgave hver dag, og denne opgave med et kursus kan effektiviseres så den fremover kun tager 20 minutter at løse så har en medarbejder sparet 10 minutter om dagen.
Hvis medarbejderen får en månedsløn på kr. 30.000,- (160 timer om måneden) så svarer denne daglige besparelse til kr. 31,- om dagen. Det vil sige at et kursus til kr. 10.500,- vil være tjent hjem efter knapt et år.
Det er klart det er en lang tidshorisont for tilbagebetaling af en kursusdag, men dette eksempel er kun for en medarbejder. Tænk hvor hurtigt et kursus ville være tjent hjem hvis der var 8 personer på kurset og de alle sparede 10 minutter om dagen efter kurset… Du kan selv tjekke hvor meget din virksomhed sparer ved at sende medarbejderne på kursus ved at klikke her

Er det tiden til at du eller nogle kollegaer skal på IT kursus?

Ofte sidder man i et af sine Officeprogrammer og skal sende noget af sted. Det er ikke altid hensigtsmæssigt at man sender filen af sted i originalformatet i Word eller excel. I Office 2007, der har man fået muligheden for at gemme sine filer direkte i pdf format uden at skulle have installeret pdf writer eller andre programmer.

Download pdf plugin til Office 2007
Inden du kan gemme dine filer I Office 2007 som pdf, skal du installere et plugin til officepakken. Dette plugin er gratis at hente og kan findes på Microsofts hjemmeside ved at klikke her når du klikker på download, så vil du blive ført igennem en installation af programmet. Husk at Officepakken skal være lukket helt ned imens du gør det. Dette gælder også Outlook.

Når programmet er installeret
Når programmet er installeret så kan du gemme dine filer som pdf direkte fra Officepakken. Det vil sige, sidder du i word og skal gemme som pdf, så klikker du på officeknappen og vælger gem som og klikker på pdf eller xps

Gem som pdf i Office 2007

herefter vil du blive præsenteret for en alm. gem som boks hvor du blot skal vælge placering og hvad filen skal hedde og så er du klar til at sende din pdf.